MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF”
Nama Kelompok :
1.
Ariffina Eka W /1310208228
2.
Nanik Sugini /1510210291
3.
Irsha Febryana / 1610210345
4.
Sri Rahayu /1610210346
5.
Anung Dwi Astiar /1610210348
6.
Sindy Desiedera /
1610210427
7. Leny Diana N.E.P
/1610210510
8.
Devina Permata A /1610210709
9.
Ceria Agus Tiana /
1610210797
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
INDONESIA
(STIESIA) SURABAYA
2017/2018
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur atas kehadirat Tuhan Yang
Maha Esa, karena dengan berkah, rahmat, karunia serta hidayah-Nyalah saya dapat
menyalesaikan makalah Sistem Informasi Manajemen
Makalah ini disusun dengan tujuan untuk
memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Untuk itu
saya selaku penyusun sangat berterimakasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah ini. Terutama kepada dosen mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen Lydia Setyawardani, SE., M.Si., Ak yang
telah memberikan bimbingannya sehingga makalah ini dapat saya selesaikan tepat
pada waktunya.
Oleh karena itu, saya mohon kritik dan
saran yang membangun agar kami dapat menyusunnya kembali lebih baik dari
sebelumnya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, terutama bagi
saya selaku penyusun.
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Perkembangan
Teknologi Informasi (TI) yang berkembang saat ini memberikan banyak kemudahan
pada berbagai kegiatan bisnis karena sebagai sebuah teknologi yang menitik
beratkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer, TI dapat
memenuhi kebutuhan informasi dunia bisnis dengan sangat cepat, relevan,
efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan
efektifitas
Pierre
Martineau, dalam penelitiannya mengenai kelas sosial di Amerika, menemukan
perbedaan yang mendasar antara orang kaya dan orang msikin., perbedaan yang
tidak dapat diukur dengan jumlah uang yang dimiliki atau tidak dimiliki. Saat
kita membahas kebutuhan informasi khusus eksekutif, kita menemukan bahwa ada
perbedaan yag membedakan eksekutif dari para manajer di tingkat yang lebih
rendah. Eksekutif berbed, bukan dalam hal karakteristik pribadi tetapi dalam
hal pekerjaannya dan cara pelaksanaannya.
Ketika
manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastis, dan manajer harus
mampu memenuhi tantangan tersebut. Pada bab ini kita menjelaskan bagaimana CBIS
dapat memberikan dukungan saat manajer menjadi seorang eksekutif.
1.2 Rumusan Masalah
1.
Bagaimana Karakteristik dari Sistem Informasi
Eksekutif?
2. Bagaimana memenuhi
Kebutuhan Informasi Eksekutif?
3. Apa saja saran-saran
untuk meningkatkan sistem informasi?
4.
Bagaimana konsep Sistem Informasi Eksekutif yang
berbasis komputer ?
1.3 Tujuan Penulisan
1. Memahami
karakteristik umum Sistem Informasi Eksekutif (executive information system―EIS) dalam hal asal informasi dan
bentuk informasi tersebut.
2. Mengenali
perlunya sistem informasi berbasis eksekutif berbasis komputer, atau EIS, untuk
memenuhi sejumlah kebutuhan informasi eksekutif.
3. Mengetahui
faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan EIS.
4. Mengetahui
pilihan-pilihan yang ada untuk memperoleh perangkat lunak EIS.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Sistem informasi merupakan satu
kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama untuk
melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusiannya. Eksekutifmerupakan pelaksana/yang bertindak
untuk melaksanakan suatu system informasi.Contoh, direktur, kepala–kepala
bagian, presiden atau gubernur bagian.
Jika tidak ada Sistem Informasi
Eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan
menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif
harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi
mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.
Executive Information System
(EIS)disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) atau Sistem Informasi
Eksekutif adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan
pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan
pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam
proses perencanaan yang sifatnya strategis.Sistem informasi eksekutifmerupakan
suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengenai kinerja
keseluruhan perusahaan.
Faktor - faktor penentu keberhasilan
penerapan Sistem Informasi Eksekutif
1. Sponsor
Eksekutif
Yang mengerti dan berkomitmen eksekutif
tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif Sistem Informasi
Eksekutif agar mampu menorong penerapan Sistem Informasi Eksekutif
diperusahaan.
2. Sponsor
Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka
sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi
yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk memastikan pelaksanaan
pekerjaaan.
3. Staf Jasa
Informasi Yang Sesuai
Harus tersedia spesialis informasi yang
tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif
menggunakan sistem tersebut.
4. Teknologi
Informasi Yang Sesuai
Penggunakan teknologi informasi harus
benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
5. Manajemen
Data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi,
eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi
yang dihasilkan.
6. Kaitan Yang
Jelas Dengan Tujuan Bisnis
Sebagian besar Sistem Informasi Eksekutif
yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan
dengan bisnis.
7. Manajemen
Atas Penolakan Organisasi
Jika eksekutif menolak menggunakan Sistem
Informasi Eksekutif, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan
satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.
8. Manajemen
Atas Penyebaran Dan Evolusi System
Jika manajer tingkat atas mulai menerima
informasi dari Sistem Informasi Eksekutif, maka manajer tingkat bawah
menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah
dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak
terkendali.
Adapun karakteristik teknologi informasi
yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif adalah sebagai berikut :
1. Executive-friendly,
sesuai dengan keahlian mengoperasikan computer yang dimiliki oleh kalangan
eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
2. Memungkinkan
pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses
sebelumnya.
3. Memiliki on-line
help.
4. Sesuai
dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
5. Graphic-oriented
dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.
2.2 KEBUTUHAN INFORMASI EKSEKUTIF YANG
UNIK
Sama
seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses
berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik.
Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif ,
kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi
keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer.
1. Penelitian
Mintzberg
Mintzberg
adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan
informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu
CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan
kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam
penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia
menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan , dan
menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan
informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”
2. Penelitian
Jones dan MCLeod
Pengarang
buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian
University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber –
sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh
mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima
eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer,
CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden
direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Penelitiannya
dirancang untuk menjawab pertanyaan :
a. Berapa
banyak informasi yang mencapai eksekutif?
Selama dua minggu eksekutif dan
sekretaris mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang menjalin ke
eksekutif. Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan
media apapun: laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon,
surat, rapat dan sebagainya. Rata-rata 29 transaksi/hari.
b. Apa
nilai informasi tersebut?
Tiap transaksi diberi nilai 0 (tanpa
nilai) hingga 10 maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan ada variasi dalam
tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar dari rata-rata 2,9
untuk wakil presiden direktur perpajakan hingga 5,5 untuk CEO bank.
c. Apa
sajakah sumber informasi itu?
Lingkungan menyediakan volume terbesar,
tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah. Sebaliknya
sumber yang menyediakan volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka
menyediakan informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung di
bawah eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang
tinggi.
d. Media
apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif?
Media tertulis mencapai 61% dari jumlah
transaksi. Panggilan telepon merupakan satu-satunya komunikasi lisan yang
bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif , tiga media yang paling sedikit
mereka kendalikan (surat, memo dan panggilan telepon) mencapai 60 persen
transaksi. Jika eksekutif memilih media lisa, mala media itu harus mendapat
nilai yang lebih tinggi daripada media tertulis. Diperkirakan media lisan
menempati posisi – posisi teratas . panggilan telepon dan acara makan bisnis
merupakan media lisan yang kalah peringkat dari media tertulis.
e. Apa
kegunaan informasi itu?
Para peneliti dibantu oleh para eksekutif memberikan
suatu peran keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian tersebut
mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu. Penggunaan
informasi berdasarkan peran keputusan: penanganan gangguan 42%, entrepreneur
32%, pengalokasian sumberdaya 17%, negosiator 3%, dan tidak diketahui
6%. Sebagian besar informasi dimaksudkan untuk digunakan dalam menangani
gangguan, menjadi seorang entrepreneur, dan mengalokasikan sumber daya.
Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :
a. Sebagian
besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi
intern diberi nilai lebih tinggi.
b. Sebagian
besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi
nilai lebih tinggi.
c. Para
eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.
3.
Penelitian Rockart dan Treacy.
Sukar
untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian
Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya
dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16
perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak (sangat sering CEO) menggunakan
sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah
Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Istilah Sistem Informasi
Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan
Treacy. Para peneliti tersebut menemukan :
a. Tujuan
sentral : eksekutif menggunakan informasi
komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.
b. Inti
data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri,
pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu,
kini, dan masa depan.
c. Dua
metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan
EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan
analisis pribadi atas data.
d. Organisasi
pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS
dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau
organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir
EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
Menempatkan
Komputer dalam Perspektif
Walau
beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit
pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Alasannya
adalah yang pertama, masalah pada tingkat eksekutif kurang
terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah
komputer. Kedua, eksekutif cenderung lebih tua dan jarang mendapatkan
kesempatan pelatihan komputer formal. Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini
:
a. penggunaan
komputer adalah sesuatu yang pribadi
b. informasi
komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang
eksekutif.
2.3
SARAN-SARAN UNTUK MEMPERBAIKI SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Seorang eksekutif yang belurn
rnenggunakan kornputer dikarenakan hanya rnerasa belurn bisa rnernanfaatkan
surnber inforrnasinya. Eksekutif tersebut harus rnelakukan langkah untuk
rnengernbangkan peranan kornputer dalam sistern inforrnasinya. Namun untuk
melakukannya, eksekutif juga harus berusaha untuk meningkatkan kornponen non‐kornputer.
Program
yang terdiri dari lima langkah untuk rnencapai pengernbangan ini dijelaskan
berikut ini:
1. Menyimpan
inventansasi dari transaksi informasi yang masuk.
2. Merangsang
terjadinya sumber yang bemilai tinggi.
3. Mengambil
manfaat dari peluang yang ada.
4. Menyesuaikan
sistem dengan kebutuhan perorangan
5. Memanfaatkan
teknologi.
5 STEP SUGGESTION FOR IMPROVING EIS :
1.
Mencatat
transaksi-transaksi informasi yang masuk.
Eksekutif tidak selalu mempunyai persepsi yang jelas tentang sistem
informasi. Untuk ini, eksekutif dibantu oleh sekretarisnya untuk membuat log
information transaction yang selanjutnya dimasukkan kedalam database.
2.
Merangsang
sumber-sumber bernilai tinggi. Dengan adanya identifikasi sumber daya
yang bernilai tinggi, eksekutif dapat mengambil langkah agar sumber daya tersebut
lebih mudah dikomunikasikan.
3.
Memanfaatkan
peluang. Saat informasi bernilai tinggi muncul,
eksekutif harus segera menanganinya.
4.
Menyesuaikan
sistem pada perorangan. Setiap
eksekutif memiliki cara yang unik tersendiri dalam memperoleh informasi.
5.
Memanfaatkan
teknologi. Semua
eksekutif mengetahui perkembangan teknologi informasi meruapakn tanggung jawab
organisasinjasa informasi yang penting.
Eksekutif umumnya berpikiran terbuka
(open‐minded) terhadap sistem informasi dan
mempertimbangkanberbagai cara untuk meningkatkan kemampuan sistem informasinya.
2.4 SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERBASIS KOMPUTER
Sistem informasi eksekutif (executive information system―EIS) merupakan suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.
Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.
Istilah sistem pendukung eksekutif (executive
information system―EIS) juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS
dan menganggap bahwa sistem itu meliputi komputer.
MODEL EIS
Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi
satu komputer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan
mainframe, seperti tampak dalam model EIS pada Gambar 2.4. Komputer personal
eksekutif itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi
perangkat kerasnya mencakuo penyimpanan sekunder,kebanyakan dalam bentuk hard
disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan
informasi yang tekah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.
Eksekutif emilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun
sebelumnya (performatted), atau untuk
melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai
menggunakan sistem pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi
lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita
terbaru dan penjelasan informasi.
DIALOG ANTARA EKSEKUTIF DAN EIS
Eksekutif
memasukkan instruksi ke dalam sisten melalui menu. Pemilihan menu dilakukan
dengn mouse atau dengan menyentuh layar. Penggunaan keyboard dikurangi.
Informasi
dapat ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik atau narasi. Sebagian perangkat
lunak dirancang untuk memudahkan bolak-balik antara tampilan tabel dan grafik.
Penjelasan narasi dari data tabel atau grafik dapat diketik oleh asisten staf,
atau dapat dihasilkan oleh kecerdasan buatan (artificial intelligence).
PENYATUAN
KONSEP-KONSEP MANAJEMEN
Tiga
konsep yang akan kita bahas adalah faktor-faktor penentu keberhasilan (critical succes factors), management by
exception dan model metal.
Faktor-faktor
penentu keberhasilan
EIS
memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal
tujuannya dan faktor-faktor penentu keberhasilannya. Pada tahun 1961 D. Ronald
Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di
Amerika Serikat, menciptakan konsep faktor-faktor penentu keberhasilan (critical succes factors). Ia merasa
bahwa sejumlah kegiatan kunci, atau CSF, menentukan keberhasilan atau kegagalan
segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan
lainnya.
Management by
Exception
Tampilan
layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengn
membandingkan kinerja yang dianggarkan dapat kinerja aktual.
Model Mental
Peran
utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi
bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pegambilan sari ini disebut
pemampatan informasi (information compression ), dan menghasilkan suatu
gambaran atau model mental, dari operasi perusahaan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Keunikan tiap sistem informasi eksekutif ―dibentuk
agar sesuai dengan minat tertentu eksekutif itu, ditambah tuntutan dari
organisasi dan lingkungannya. Eksekutif
mengumpulkan informasi dari banyak sumber, baik di dalam maupun di luar
perusahaan, dengan menggunakan media tertulis maupun media lisan.
Eksekutif dapat mengelola sebagian tetapi tidak
semua sumber dan media informasi mereka. Pentingnya eksekutif memperoleh
pengertian mengenai sistem informasi mereka sebelum mencoba membuat perbaikan
di dalam sistem tersebut. EIS masa kini akan mempengaruhi rancangan SIM dan DSS
masa depan.
Daftar Pustaka
McLeod, Raymond. Sistem Informasi Manajemen, edisi 7.
Prenhallindo. Jakarta. 2001
